De Stichting Avond4daagse Hillegom vindt het belangrijk dat er zorgvuldig met je persoonsgegevens wordt omgegaan. In dit privacyreglement lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wie is verantwoordelijk?
De Stichting Avond4daagse Hillegom (KvK 63071975), gevestigd in Hillegom, is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. Je bereikt ons via het contactformulier.
Welke gegevens gebruiken we, en waarvoor?
Als je deelnemers inschrijft
- Van de contactpersoon: naam, e-mailadres en (als je dat invult) telefoonnummer. Daarmee sturen we de bevestiging, de link om de inschrijving te wijzigen en, als de betaling nog niet is afgerond, een herinnering.
- Van iedere deelnemer: naam, school of organisatie, klas of onderdeel, de afstand en de hoeveelste keer van deelname. Die hebben we nodig voor de startlijsten, het certificaat en de juiste medaille.
- Betaling: het bedrag en de status van de betaling. Je bankgegevens worden verwerkt door onze betaalprovider Mollie; die krijgen wij niet te zien.
- Schrijf je je een volgend jaar opnieuw in met hetzelfde e-mailadres, dan stellen we op basis van de vorige inschrijving alvast de hoeveelste keer van deelname voor.
We gebruiken deze gegevens om je inschrijving uit te voeren (de overeenkomst met jou).
Als je het contactformulier gebruikt
Je naam, e-mailadres, je bericht en het IP-adres waarvandaan je het formulier verstuurde. We gebruiken dit om je vraag te beantwoorden en om misbruik van het formulier tegen te gaan.
Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is:
- met Mollie, voor de afhandeling van de betaling;
- met de partij die onze website en e-mail host, die de gegevens voor ons bewaart;
- als de wet ons daartoe verplicht.
Met partijen die gegevens voor ons verwerken, maken we afspraken over de beveiliging en het gebruik ervan.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Gegevens van inschrijvingen bewaren we zolang dat nodig is voor de organisatie. Zo kunnen we bij een volgende inschrijving de juiste medaille voorstellen.
- Betaalgegevens bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat voor de financiële administratie verplicht.
- Berichten via het contactformulier worden omgezet naar een email. Deze email wordt na het beantwoorden gearchiveerd.
Beveiliging
We beveiligen je gegevens zo goed als we kunnen. De website gebruikt een beveiligde verbinding (https), en alleen vrijwilligers van de organisatie die de gegevens voor hun taak nodig hebben, kunnen erbij. Zij loggen in met tweestapsverificatie.
Cookies
Deze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld om je inschrijving tussen twee stappen te onthouden. We gebruiken geen cookies om je te volgen of voor advertenties. De lettertypen van de website worden geladen via Google Fonts; daarbij ontvangt Google je IP-adres.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan, het gebruik laten beperken of een kopie van je gegevens opvragen. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek via het contactformulier; we reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen dit privacyreglement aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Laatst bijgewerkt: 05-11-2026